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時差問題?語言障礙?在跨國團隊工作的心路歷程|經驗談

已更新:2023年4月28日


不知道對於「跨國團隊」協作大家有什麼想像?除了溝通上仰賴英文能力以外,還有什麼值得注意、需要調適的地方?


這篇文章想簡單談談我在過去兩份工作中,身為跨國團隊一份子的心路歷程。當然,進入正題之前,先讓我簡單介紹過去在跨國團隊的工作環境。


前言


先前一份工作我是在香港商上班,台灣辦公室全都是台灣人,即便和香港同事溝通,既沒有時差問題,語言問題也只需要克服一點點用字和口音問題。當然,遇到普通話苦手的同事,偶爾還是會切換成英文以便快速理解。


而現在這份工作,使用英文的頻率直接翻倍。現職的母公司在英國,台灣分公司找的人大多都有基礎英文對答能力。同時,與我們密切合作的除了位在母公司的英國同事,還有位在羅馬尼亞(Romania)公司的同事們。


由此可知,礙於大家所處的地理位置和習慣語言不同的問題下,需要克服的問題也相比前一份工作來得複雜許多。


接下來,就來談談在外商的跨國團隊中工作,我自己一路遇到的幾個印象深刻的事情。





 

一、企業對於跨國工作的因應制度


前面有提到,母公司因位在英國,和台灣時差約 8 小時。這點也就導致共同會議時間都會壓縮在兩邊共同上班時間,大約都是落在台灣公司下班前 aka 英國公司剛上班。


公司也因此有比較彈性的工作時間,像是需要大量跨國合作的台灣同事,上班時間可能就會在 10:30 ~ 19:30;而英國同事可能就會在當地時間 08:00 就上工。


時差的影響下,英國也習慣會優先處理需要台灣協助的作業,盡力在「找得到人的時候」提出工作上的問題(或火速回訊息)。


二、工作習慣與輔助工具


跨國溝通和遠端工作有點雷同。溝通上我們十分仰賴通訊軟體(如:Slack、Skype),加上和英國時差約 8 小時的緣故,也很習慣下班後還會收到公司訊息,算是剛來的時候會稍微不習慣的一點(所以都會在下班後把手機 APP 通知關掉)。


此外,偶爾需要和英國同事約開會的時候,要自己一一換算時差非常沒效率,所以大部分同事在電腦和 Google Calendar 都有使用一些內建小工具解決時差換算問題,同時還可以看到不同國家的國定假日,以在對方休假前先把要事處理好。


Windows 時間可同時顯示不同地區


Google Calendar 可匯入不同地區的國定假日



跨國工作也難免會遇到輪替作業,例如:比較趕的分析報告由我開始進行,下班後交由英國團隊接手。雖說這個情境比較少發生在分析師身上,但工程師之間倒是頗為常見。通常大家對此都會比較謹慎。


畢竟,一出狀況,很有可能害了接手的一方半天以上都無法作業。


之前曾實際發生過,我們內部系統有次壞了半天無法使用,直到羅馬尼亞有權限的同事上班大家才開始作業(當時真慶幸羅馬尼亞跟我們時差只有 5 小時 …)。當時的失誤直接浪費台灣團隊半天的工時,對於公司來說,這樣的失誤成本真的太大!


三、出差機會多(雖然我沒出差過 XD)



在 COVID 疫情前,需要跨國合作的同事可說是高機率需要出國,為了來和各地要一起共事的同事相處磨合。甚至英國母公司老闆也會一年來一次台灣和同事主管交流。


一般外商企業也有提供出差相對應的補休制度,比較意外的是,我們公司為此甚至在英國也有專給出差同事居住的房產。


雖說,疫情這一兩年期間出差機會也都沒了 XD


四、文件管理


因為時差關係,所以有些工程師就不怎麼需要隨時 On call,反正東西壞了雖然能讓跨國團隊的人救救火。


然而,假如是台灣團隊開發,就算英國同事時間許可、可以下去救火,但這種情況還是很仰賴文件的記錄,讓另一方的人可以更快上手。因此在文件管理上真的要勤勞點、需要下點功夫!


(尤其下班後找不到人、又沒文件,真的會非常崩潰)


五、更貼切了解各地「當下實際」發生了什麼


常常在新聞媒體上面看到的國際大小事,但人在台灣的我們難有機會可以了解當下實際的情形。不一樣的是,在國外的同事因為切身經歷,便也能在第一時間和我們分享實際情況。


自己滿有感的是在職期間剛好遇到香港反送中COVID-19


hong-kong-extradition-law-events
網站:報導者;圖片:REUTERS / Tyrone Siu / 達至影像

香港反送中(事件整理)剛開始的期間,我人還在前一份香港商工作,就有不少次聽到香港母公司直接宣布遠端工作(當時還沒疫情,算是抗爭剛開始的時期)。


後來換了工作,當時的局勢已經走到後期,那時香港當局狀況導致不少人紛紛離開,也由於簽證因素(相關新聞),滿多人會優先選擇到英國工作。當時就真的有發現公司特定期間內來的新人全部都是香港人 XD


COVID 剛好也是英國疫情先爆發,也花了很多時間才平息下來(或者是說還沒平息下來 XD),只記得剛宣布封城、公司所有人全部遠端工作時,真的滿混亂的。尤其是我們公司過去不曾開放過遠端工作。所以 VPN 和設備問題都沒能有充裕時間準備。


台灣團隊也算是幸運,以英國母公司狀況為借鏡,當時也讓我們在台灣還相較安全的時候,有充分時間去了解遠端工作事前應該怎麼準備。

 

以上就是我自己在跨國團隊工作以來印象比較深刻的五件事。


和跨國團隊工作會遇到的挑戰真的不少,但很幸運至少公司在制度方面都因此調整得相當彈性。恰好這一兩年遇到了 COVID,國外也有許多企業開始轉為全遠端,並網羅世界各地的人才,相信不久後會有越來越多公司開始組織跨國團隊。


最後,希望這篇文章有幫助到正在/即將面對跨國團隊工作的各位。



附註:全文唯一沒特別著墨的是英文能力的部分,畢竟我還是不太好意思承認這麼久了我還是適應不了羅馬尼亞同事的英文口音啊!!XD


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